Cómo pedir una firma digital gratuita y sin trámites

Pedí una firma gratuita y desde tu casa, solo con tu correo electrónico

Si todavía no tramitaste tu firma digital y querés saber un poco más cómo se usa antes de lanzarte a ese mundo desconocido, o simplemente querés ver de qué se trata todo esto sin entrar todavía en el trámite de Firma Digital, esta publicación es para vos.

¿Qué es la firma digital?

En Argentina, rige la Ley 25.506 de Firma Digital. Para simplificar la definición legal de esa norma, podemos decir que la firma digital es en realidad una especie de “candado” digital que solo su titular puede utilizar, con una llave privada (el token o la OTP -en la firma remota-), que genera un código único (“hash”) que se “rompe” si el documento se modifica después de firmarlo. La clave pública (certificados raíz e intermedios) es la única que puede leer ese código único o hash para decirnos que la firma es auténtica.

¿Qué es un documento digital?

(Art. 6 de la Ley) “Se entiende por documento digital a la representación digital de actos o hechos, con independencia del soporte utilizado para su fijación, almacenamiento o archivo. Un documento digital también satisface el requerimiento de escritura”.

Cuando hablamos de “documento digital” (como documento fuente), nos referimos tanto a documentos electrónicos o digitales como a documentos digitalizados, con o sin firma digital. Cualquier documento electrónico en PDF puede ser documento fuente digital.

Por este motivo se recomienda evitar el término “documento original” al referirnos al documento que adjuntamos a nuestra traducción, ya que “Los documentos electrónicos firmados digitalmente y los reproducidos en formato digital firmados digitalmente a partir de originales de primera generación en cualquier otro soporte, también serán considerados originales y poseen, como consecuencia de ello, valor probatorio como tales, según los procedimientos que determine la reglamentación” (Art. 11).

Validez

Conforme la Ley 25.506, la firma digital cumple las mismas exigencias que la firma manuscrita de los documentos en papel, ya que posee las mismas características técnicas de seguridad que una firma en papel (ológrafa), e incluso mayores.

En virtud de la Resolución N.° 436/2018, en Chile son válidos los certificados otorgados por autoridades argentina, en el marco de un acuerdo de reconocimiento mutuo de certificados de firma digital suscripto el 2 de noviembre de 2017 entre la República Argentina y la República de Chile.

¿Para qué sirve la firma digital?

Si bien convive con ellos, la firma digital facilita el reemplazo de documentos en papel firmados con firma ológrafa por su equivalente en formato digital. Ahorra costos, simplifica procedimientos y brinda seguridad en el intercambio de la información.

Nos permite firmar y legalizar documentos (traducciones) desde cualquier lugar del mundo

Agrega valor al servicio profesional cuando la celeridad es clave

Todo el proceso puede hacerse íntegramente con herramientas gratuitas o con una pequeña inversión en el caso del token

¿Quién la regula en Argentina?

La Autoridad de Aplicación es la establecida en el Art. 29 de la Ley N.º 25.506 de Firma Digital.

Actualmente el rol lo desempeña la SECRETARÍA DE GOBIERNO DE MODERNIZACIÓN (SGM) dependiente de la JEFATURA DE GABINETE DE MINISTROS, que actúa como Ente Licenciante, otorga, deniega o revoca las licencias de los Certificadores Licenciados.

La Autoridad Certificante Raíz (AC-RAÍZ), operada por el Ente Licenciante, es el primer nivel de jerarquía en la Infraestructura de Firma Digital de la República Argentina (IFDRA). Emite certificados digitales a las Autoridades Certificantes de segundo nivel, una vez aprobados los requisitos de licenciamiento.

Los Certificadores Licenciados son entidades públicas o privadas que se encuentran habilitados por el Ente Licenciante para emitir certificados digitales a personas y operan cada Autoridad Certificante de segundo nivel. Cada Certificador Licenciado delega en Autoridades de Registro las funciones de validación de identidad y otros datos de los suscriptores de certificados (personas físicas).

Firma digital vs firma electrónica

Todas las firmas digitales son electrónicas, pero no todas las firmas electrónicas son digitales

Firma digital: firma basada en algoritmos matemáticos generados con un certificado digital emitido por una autoridad certificante licenciada por un órgano público. Se crea mediante una clave privada que se origina a través de un método de cifrado denominado criptografía asimétrica y utiliza una clave pública para verificar que dicha firma digital fue realmente generada mediante la clave privada correspondiente a la persona titular del certificado digital. Esta se plasma en un documento digital donde consta la voluntad del signatario y reviste de la correspondiente validez jurídica.

Firma electrónica: (Art. 5 de la Ley) “Se entiende por firma electrónica al conjunto de datos electrónicos integrados, ligados o asociados de manera lógica a otros datos electrónicos, utilizado por el signatario como su medio de identificación, que carezca de alguno de los requisitos legales para ser considerada firma digital. En caso de ser desconocida la firma electrónica corresponde a quien la invoca acreditar su validez”. La firma electrónica puede ser simple (código, PIN o tilde) o avanzada (biometría, lápiz óptico).

Firma digitalizada: Es la conversión del trazo de una firma en una imagen (firma fotografiada o escaneada). Para obtener la propia firma digitalizada, hay que realizarla sobre un papel y escanearla, o bien mediante algún tipo de hardware, como un tablero de firma, que permiten guardar la imagen de la firma en la computadora, en formato .jpg o .png, y utilizarla cada vez que se la necesite. La firma digitalizada se considera firma electrónica simple, con lo cual es legal, pero no ofrece ninguna garantía respecto a la identidad del firmante.

Firma digital emitida por entidades que no sean las que autoriza la Ley: Es una firma digital en todos los aspectos técnicos (clave pública + clave privada) pero no cumple con el requisito de la ley en su Art. 9. Inciso d): “Que dicho certificado haya sido emitido o reconocido, según el artículo 16 de la presente, por un certificador licenciado”.

Los únicos Certificadores Licenciados son los que se enumeran en esta página oficial del Gobierno argentino.

Aca vemos que la firma es exactamente igual a la firma de Argentina con Token, pero no se valida mi identidad sino mi dirección de correo:

Certificados

Todos los certificados emitidos a personas físicas están firmados por una Autoridad Certificante. Pero ¿cómo podemos saber si esa firma es realmente de una autoridad válida?

 

Por este motivo es que también existen certificados digitales de estas autoridades, que son firmados a su vez por una entidad de mayor jerarquía. Se genera así la famosa “cadena de confianza” en la que con solo adquirir el certificado de la autoridad máxima de manera segura, podremos validar sucesivamente los certificados de menor jerarquía.

Los certificados de personas físicas se emiten por un periodo de dos años cuando la firma es con Token y cuatro cuando es sin token. Una vez vencido el periodo de validez, hay que renovar el certificado. No es necesario renovar con el mismo sistema elegido la primera vez (se puede pasar de token a remota o viceversa).

La cadena de certificados para validar documentos firmados digitalmente se puede descargar en este enlace o de la página oficial del Ministerio de Modernización.

IMPORTANTE:

Para verificar la validez de una firma, el sistema se fija si el certificado era válido y estaba vigente al momento de firmar.

Si un certificado está vencido, los documentos que se hayan firmado durante el periodo de vigencia siguen siendo reconocidos como válidos.

¿Cómo se pide la firma digital con validez legal en Argentina?

A través de los Oficiales de Registro que figuran en la página web del ministerio, que se puede encontrar también a través de un buscador web.

Los oficiales trabajan en las distintas oficinas de las Autoridades de Registro.

La firma digital es única, y por eso se puede registrar en provincias vecinas o en cualquier oficina de registro del país.

Con token:

Cómo verificar una firma digital emitida por autoridad de Argentina

Descargar certificados

– Instalar certificados

– Configurar Adobe Acrobat Reader DC según las instrucciones del blog

– Abrir el documento en Acrobat DC, Xolido Sign o Foxit Reader y verificar la validez de las firmas (instrucciones paso a paso en el blog)

¿Cómo se firma?

Quienes tienen firma digital sin Token (remota/cloud) deberán firmar en la página web del Firmador con la clave de un solo uso (OTP) generada con la aplicación instalada en el teléfono inteligente a tal fin.

Cómo verificar firma sin token

Igual que la firma con token:

  • En Adobe Acrobat DC
  • En Xolido Sign
  • En Foxit Reader

O en el Firmador web:

Cómo preparar archivos de una traducción pública para legalización digital

La preparación del documento va a depender del tipo de documento fuente que tengamos.

  • Documento digital simple (sin firma digital)
  • Documento digital firmado (con firma digital)
  • Documento digitalizado o escaneado simple (sin firma digital)
  • Documento digitalizado o escaneado firmado (con firma digital)

1 – Preparar la TP

Traducir el documento fuente de la manera habitual, con las formalidades adaptadas según el reglamento del colegio correspondiente y exportarlo en formato PDF

2- Unir documento y TP

Si el documento fuente tiene uno o más documentos con firma digital:

– Adjuntar el documento fuente en PDF a la traducción en PDF con Foxit Reader (gratuito) o Acrobat DC Pro (pago)

Si el documento fuente no tiene firma digital, se puede adjuntar como vimos antes, o se puede unir a la Traducción en un mismo PDF

Si se unen en un mismo PDF (formato sábana), primero va el original y abajo la traducción

Si se adjunta el documento fuente (embebido), primero vemos la Traducción y dentro de ella el documento fuente adjunto en orden inverso

3- Firmar

Una vez unidos los documentos en PDF (traducción + documento/s fuente), los firmamos con cualquiera de las herramientas disponibles:

CON TOKEN

  • ACROBAT READER DC
  • FOXIT READER
  • XOLIDO SIGN

SIN TOKEN

WEB DEL FIRMADOR + CONTRASEÑA OTP GENERADA POR APLICACIÓN DEL CELULAR

Ambos tipos de firma tienen la misma validez

Firma en Xolido (con Token)

Firma en Foxit

Firma en Acrobat

¿Cómo se “lee” un documento con firma digital o una traducción legalizada digitalmente?

Una vez que recibimos el documento firmado digitalmente o legalizado digitalmente, podemos abrirlo y verificar las firmas con Acrobat Reader DC, Foxit o Xolido.

Si se trata de una traducción pública que hayas firmado y te haya legalizado tu colegio, al enviar el archivo al cliente, hay que explicarle cómo descargar e instalar los certificados y cómo abrir los adjuntos.

Las hojas de legalización de los colegios tienen instrucciones de validación y verificación que los clientes pueden usar, pero no está demás explicarlo al entregar el documento.

Verificación de firma en Xolido (no veremos contenido del documento)

Lectura de legalizaciones en Foxit Reader

Lectura de legalizaciones en  Acrobat Reader DC

Ahora te toca a vos, ¡a firmar!

Si ya tenés tu firma digital, podés ponerte YA mismo a practicar.

Si todavía no tenés firma digital, te cuento cómo podés pedir un certificado privado (sin validez legal) que funciona exactamente igual que los certificados que se usan con la Firma Digital oficial en Argentina y que en lugar de verificar tu identidad como lo hace el oficial de registro, verifica que tengas acceso a tu casilla de correo.

¿Cómo pido esa “firma” gratuita y remota?

Actalis es una Autoridad Certificante autorizada por el  sistema europeo de reconocimiento de identidades electrónicas de la UE para proporcionar servicios de confianza, con reconocimiento a nivel internacional para emitir certificados SSL. Actalis ofrece distintos Servicios de Confianza, como por ejemplo firmas electrónicas y digitales, infraestructuras PKI y sistemas de autenticación sólidos.

Actualmente ofrece certificados gratuitos para verificar direcciones de correo electrónico, pero que funcionan de la misma manera que nuestro certificado de firma digital con Token (aunque no precisa Token, sino que el certificado se instala en la PC). Para pedir tu certificado, ingresás al formulario de solicitud de Actalis, completás todos los datos y aceptás los términos y condiciones para recibir el código de verificación en la dirección de correo electrónico indicada en el formulario:

NOTA IMPORTANTE: la dirección de correo que uses es la que va a figurar en la imagen de tu “firma digital”

Ejemplo:

Una vez que completaste el formulario, te llega el mail de confirmación en italiano y en inglés:

Copiás el código, lo pegás en el formulario, aceptás los T&C y hacés clic en “submit request“:

La información del sitio también está disponible en inglés y en italiano.

Se confirma el pedido y el sistema te muestra la CLAVE del certificado.

IMPORTANTÍSIMO: Esta clave solo te aparece en ese momento y tenés que copiarla o imprimir la página con la opción “Print” para no perderla. Es fundamental esta clave.

Luego, te llega un correo con el certificado adjunto y las instrucciones para suspenderlo, revocarlo o reactivarlo. Guardalo también, y descargá el certificado. Instalalo y aceptá todos los pasos hasta que finalice la instalación:

¿Cómo se usa la “firma” de Actalis?

IGUAL que la firma digital con Token (¡pero sin el Token porque la clave privada se instala en la PC!)

En Adobe Acrobat Reader:

Abrís el documento que querés “firmar” (yo lo muestro en Adobe Acrobat Reader pero podés firmar también con Foxit Reader o Xolido (todos GRATUITOS)

[Abajo te dejo una galería con las imagenes de estos pasos]

En el menú de la pestaña Herramientas elegís la opción Certificados -> Abrir

En el documento abierto elegís “Firmar digitalmente

Elegís con qué ID digital (certificado) firmar y elegís “Continuar“. Si no tenés firma digital todavía y es la primera vez que pedís un certificado de Actalis, vas a tener uno solo

La imagen se puede personalizar con la opción “Crear

Elegís el Aspecto y luego hacés clic en Firmar

Elegís la ubicación del archivo y te recomiendo agregarle al nombre la palabra “firmado” o algo similar

Elegís “Permitir”

La primera vez que la uses, tu firma va a figurar como “No válida” (porque no tenés instalados los certificados de Clave pública – equivalentes a los de la página oficial de Argentina que mencioné antes). Para instalarlos, abrís los detalles de firma y hacés clic en “Detalles del certificado…”. En la pestaña “Confianza” elegís “Agregar a certificados de confianza” y Aceptar

Marcás “Utilizar este certificado como raíz de confianza” y Aceptar

Ahora “Validar todas” y Aceptar

¡Listo!

Recordá que esta Firma electrónica es válida para firmar documentos y garantizar que no se modifiquen después de tu firma, pero NO TIENE VALIDEZ LEGAL en Argentina porque no fue emitida por una Autoridad Certificante reconocida.

Si te gustó esta publicación, comentá y compartila, y si querés una guía completa de cómo preparar y firmar documentos para legalizar digitalmente, en los próximos días la publico en el blog.

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