Todo sobre la Apostilla y la legalización internacional

Cómo y cuándo apostillar/legalizar documentos antes y después de traducirlos

Apostillar o no apostillar, esa es la cuestión

APOSTILLAS Y LEGALIZACIONES CON VALIDEZ INTERNACIONAL/HABILITADO

Cuando nuestros clientes tienen que presentar un documento público en el exterior, (casi siempre) deben solicitar antes una legalización internacional. Hay dos tipos de legalización internacional para que los documentos argentinos tengan validez en el exterior: la Apostilla de la Haya y la Legalización con Validez Internacional/Habilitado.

Como profesionales de la traducción, muchísimas veces nos vemos en la situación de tener que orientar o asesorar a nuestros clientes en materia de legalizaciones internacionales. Para hacerlo, y no morir en el intento, hice esta guía con la información más importante y un breve instructivo que podés descargar y mandar a tus clientes cuando tengan dudas sobre el trámite de legalización internacional.

¿QUÉ ES UNA APOSTILLA?

Con el trámite de legalización internacional (Apostilla), se suprime el requisito de legalización diplomática y consular de los documentos públicos que se originen en un país del XII Convenio de la Conferencia de la Haya de Derecho Internacional Privado de 5 de Octubre de 1961 cuando se presentan en otro país que también sea parte. Los documentos emitidos en un país del Convenio que hayan sido certificados por una apostilla deberán ser reconocidos en cualquier otro país del Convenio sin necesidad de más trámites.

En Argentina, desde abril de 2019, todas las apostillas son en soporte electrónico con firma digital, y se pueden verificar (descargar) en línea con los datos que figuran en la apostilla electrónica o en papel.

Así es una apostilla de Argentina hoy:

Si el documento fuente es digital, en ese documento electrónico no solo se puede verificar la validez de la firma digital, sino que también encontramos el documento fuente embebido (en el panel de archivos adjuntos de Acrobat Reader, Foxit o el lector de PDF que usemos):

En algunos casos, si el documento fuente se presenta en papel en los Colegios de Escribanos, la Apostilla o legalización no tienen el documento fuente embebido.

¿QUÉ ES UNA LEGALIZACIÓN CON VALIDEZ INTERNACIONAL/HABILITADO?

La legalización con validez internacional/habilitado es un trámite prácticamente igual al de apostilla, solo que para todos los países que no formen parte del Convenio de la Haya.

**No confundir con la legalización por vía consular. Si el documento es extranjero, la Habilitación de Firma de Cónsules se solicita cuando los documentos fueron expedidos en el exterior y deben ser presentados en Argentina.**

Al apostillar o legalizar con validez internacional un documento público, se certifica que la firma (o la firma y el sello) de un documento público pertenece a una autoridad competente. Este trámite, al igual que la autenticación (legalización), solo certifica que la firma o el sello del documento pertenecen a un funcionario público en ejercicio de sus funciones, pero no certifica la validez del contenido del documento.

Así es una Legalización de validez internacional en Argentina hoy:

¿QUÉ DOCUMENTOS SE PUEDEN APOSTILLAR/LEGALIZAR CON VALIDEZ INTERNACIONAL?

Si un cliente tiene dudas acerca de si su documento necesita apostilla/legalización internacional o no, le podemos informar que se pueden apostillar únicamente los documentos públicos emitidos por autoridades argentinas u organismos argentinos, tanto en soporte electrónico con firma digital válida como en soporte papel con firma manuscrita (únicamente si el organismo que emitió el documento no tiene servicio de firma digital o ningún otro organismo superior puede certificar el documento de manera digital), pero que en definitiva depende de ante quién o dónde va a presentar el documento. Algunas universidades y otras instituciones no requieren apostilla, aunque siempre es recomendable que se haga.

En algunos casos, si queremos apostillar un documento que no es público, podemos legalizar una fotocopia ante un escribano, ya que la firma de un escribano se puede apostillar sin problemas.

Por el contrario, NO se puede solicitar apostilla ni legalización internacional para documentos públicos emitidos por autoridades de otros países.

¿QUÉ TIPO DE LEGALIZACIÓN INTERNACIONAL NECESITA CADA DOCUMENTO?

La “Apostilla de La Haya” se solicita para documentos que se van a presentar en los países firmantes del Convenio de la Haya**. Para los demás países, el trámite a solicitar será el de “Legalización de validez internacional”. Ambas legalizaciones se pueden solicitar a través de la Plataforma de Trámites a Distancia, en los distintos Colegios de Escribanos del país en Argentina, o en una Embajada o Consulado en el exterior. El trámite no es personal. Si un cliente lo necesita, podemos hacer el trámite junto con el trámite de traducción y legalización.

¿QUÉ ES LA DOBLE APOSTILLA?

Además de saber qué documentos requieren apostilla o legalización internacional, debemos saber que los documentos traducidos por traductores públicos y legalizados por un Colegio de Traductores de nuestro país debe llevar DOS APOSTILLAS.

La primera apostilla o legalización se realiza ANTES de traducir el documento. El documento se traduce entonces junto con la apostilla, ya que, aunque esté en distintos idiomas y siga el formato establecido en el Convenio, hay que traducir el cargo de quien firmó el documento y cuya firma se apostilla y el cargo y demás información de la autoridad que emite la apostilla en sí, fecha y demás información específica del documento.

La segunda apostilla se realiza DESPUÉS de traducir el documento y legalizar la traducción pública, y es la apostilla que legaliza la firma de la autoridad legalizadora del Colegio de Traductores (la última firma que figura en la cadena de documentos).

En cuanto a las traducciones certificadas por Colegio de Traductores que utilicen firma digital, solo se apostillan o legalizan en formato electrónico y con firma digital, con un único PDF adjunto para garantizar la integridad del documento. En las traducciones certificadas por el resto de los Colegios de Traductores del país con firma manuscrita (ológrafa), la emisión de Apostilla o Habilitado queda sujeta a la aprobación de la Coordinación de Legalizaciones de la Cancillería. Si fuera necesario y posible, se solicita subsanación mediante la plataforma TAD.*

¿CÓMO SE INICIA EL TRÁMITE DE APOSTILLA/LEGALIZACIÓN INTERNACIONAL?

En Argentina, desde el 15 de Abril de 2019, el sistema vigente es el de Apostillas Digitales. Así, tanto las Apostillas como las Legalizaciones de Validez Internacional/Habilitado se generan a través del sistema de Gestión Documental Electrónica (GDE) a través de la Plataforma de Trámites a Distancia (TAD) implementado por la Secretaría de Gobierno de Modernización de la Nación. El trámite no es personal, puede iniciarlo cualquier persona.

APOSTILLA/LEGALIZACIÓN DE DOCUMENTOS CON FIRMA OLÓGRAFA (MANUSCRITA)

Si el documento a apostillar tiene firma manuscrita (en papel), se presenta en formato escaneado en la Plataforma TAD (opción “documentos con firma ológrafa”), en la Mesa de Entradas del Colegio de Escribanos más cercano, en el Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto o a través de los Consulados si estás en el exterior. Se controla el documento y, si todo está bien, se inicia el trámite (actualmente el costo es de ARS 2 000 en los Colegios de Escribanos y de ARS 300 en la Plataforma TAD, pero el trámite en los Colegios tarda solo 48 h y no un mes como el estimado de la Plataforma TAD).

Una vez finalizado el trámite, se notifica a quien inició el trámite para que pueda descargar el documento apostillado. Algunos Colegios envían la Apostilla en formato digital por correo electrónico, mientras que otros entregan una copia simple (en papel) de la apostilla generada. En esa copia papel se puede ver el mismo enlace para verificar y validar la apostilla que figura en la copia original digital.

Cómo solicitar apostilla/legalización internacional de documentos con firma manuscrita en la Plataforma TAD

Ingresás a la Plataforma y en el cuadro de búsqueda escribís “Apostilla” para ver los distintos trámites y elegir el que corresponda para tu documento:

Al elegir “Iniciar trámite”, la plataforma te permite ingresar a través de AFIP con clave fiscal o a través de Mi Argentina con tu usuario y clave:

Elegís la opción que quieras y la página te redirige a iniciar sesión antes de continuar (para el ejemplo, ingresé por AFIP):

Verificás los datos y elegís “Continuar”:

Elegís “DOCUMENTOS PÚBLICOS CON FIRMA OLÓGRAFA (MANUSCRITA)”, y luego “CONFIRMAR TRÁMITE”:

Primero completás la Solicitud de Apostilla/Legalización con los datos:

Si elegís “Apostilla de la Haya” en “Tipo de solicitud”, vas a ver la lista de países adheridos. Si el país para el que debe ir el documento no está en la lista, elegís el trámite de “Legalización de validez internacional”:

En este caso, el documento de mi cliente va para un país que requiere Apostilla, así que elegí la primera opción.

Después de completar todo, entonces, confirmás que aceptás los términos y condiciones y luego “GUARDAR”:

Se genera entonces el número de trámite:

Ahora adjuntás el documento en la sección correspondiente (la primera en este caso):

Y, una vez que está cargado, elegís “CONFIRMAR TRÁMITE”:

El sistema te dirige a la plataforma de pagos, y ahí elegís el Medio de Pago “eRecauda”:

Ahora elegís el sistema que corresponda. Si tu banco es de la red Link, elegís esa red, y si es Banelco, elegís Pago mis Cuentas:

Se genera el VEP y cuando entres a tu cuenta de Home Banking vas a poder pagar en la pestaña Pagos de tu banco (en este caso, a través de Pago mis cuentas):

Una vez que realizaste el pago, tenés que esperar al menos 72 horas hábiles para que se procese el pago y se inicie el trámite.

Mientras tanto, en la Plataforma de Trámites a Distancia vas a ver el trámite en borradores en la sección “MIS TRÁMITES”:

Pasado el periodo de procesamiento del PAGO, se inicia el trámite y ahora vas a ver la solicitud en la pestaña “Iniciados” de la sección “MIS TRÁMITES“:

Algunos días después, cuando el trámite esté completo, te llega un correo para avisarte, y, al iniciar sesión en la plataforma TAD, lo vas a ver en la pestaña “Notificaciones” y lo vas a poder descargar.

confirmación de finalización del trámite en la Plataforma TAD
Descargar documento apostillado en la Plataforma TAD

Una vez que está lista la Apostilla/legalización, se puede verificar (descargar) del sitio web que figura en el documento, para verificar la autenticidad. Por eso, aunque te entreguen la apostilla en papel o tengas solo una copia escaneada, vas a poder siempre descargar el original con los datos que figuran en la legalización/apostilla:

Cómo descargar una apostilla argentina

APOSTILLA/LEGALIZACIÓN DE DOCUMENTOS EN FORMATO DIGITAL

Si el documento a apostillar es digital, iniciás el trámite de la misma manera en que ya mostré arriba, pero esta vez con la opción “documento con firma digital”, o podés enviar el documento por correo electrónico al Colegio de Escribanos correspondiente y, previa verificación de la validez del documento y pago de la tarifa, se inicia el trámite.

En la Plataforma TAD:

¿QUIÉN PUEDE TRAMITAR LA APOSTILLA/LEGALIZACIÓN INTERNACIONAL?

El trámite no es personal, puede realizarlo cualquier persona. Como traductores, ofrecer realizar el trámite de apostillado/legalización puede ser un excelente servicio adicional con mucho valor agregado.

¿CUÁL ES EL PERIODO DE VALIDEZ DE LA APOSTILLA O LEGALIZACIÓN INTERNACIONAL?

Las legalizaciones internacionales y la apostilla no vencen, pero, es posible que el organismo receptor determine el requisito de que los documentos sean emitidos dentro de un determinado plazo. Vencido ese plazo, vas a tener que tramitar una nueva apostilla o legalización internacional.

* En cuanto al requisito de firma digital obligatoria si tu colegio tiene ya vigente un sistema de firma digital, si no tenés firma digital y tenés matrícula del CTPCBA, ese Colegio tiene un sistema de legalización digital de documentos con firma ológrafa (documentos previamente legalizados por el CTPCBA en papel), al que podés acceder en el Panel de matriculados con tu correo electrónico y usuario, pero se realiza únicamente para traducciones públicas que deban ser enviadas para segunda apostilla:

Si tenés alguna duda sobre el trámite de apostilla/legalización internacional o querés tra que te ayude con el trámite de apostillado/traducción/segunda apostilla, no dudes en pedirme un presupuesto por correo electrónico: traductora@solberges.com.ar.

**Países que requieren Apostilla de la Haya:

Albania, Alemania, Andorra, Antigua y Barbuda, Armenia, Australia, Austria, Azerbaiyan, Bahamas, Barbados, Baréin, Bélgica, Belice, Bielorrusia, Bolivia, Bosnia y Herzegovina, Botsuana, Brasil, Brunéi, Bulgaria, Burundi, Cabo Verde, República Checa, Chile, Chipre, Colombia, Corea del Sur, Costa Rica, Croacia, Dinamarca, Dominica, Ecuador, El Salvador, Eslovaquia, Eslovenia, España, Estados Unidos, Estonia, Esuatini (antes Suazilandia), Filipinas, Finlandia, Fiyi, Francia, Georgia, Gran Bretaña, Granada, Grecia, Guatemala, Guyana, Holanda, Honduras, Hungría, India, Irlanda, Islandia, Islas Cook, Islas Marshall, Israel, Italia, Japón, Kazajistán, Kirguistán, Lesotho, Letonia, Liberia, Liechtenstein, Lituania, Luxemburgo, Macedonia, Malaui, Malta, Marruecos, Mauricio, México, Moldavia, Mónaco, Mongolia, Montenegro, Namibia, Nicaragua, Niue, Noruega, Nueva Zelanda, Omán, Panamá, Paraguay, Perú, Polonia, Portugal, República Dominicana, Rumania, Rusia, Samoa, San Cristóbal y Nieves, San Marino, San Vicente y las Granadinas, Santa Lucía, Santo Tomé y Príncipe, Serbia, Seychelles, Sudáfrica, Suecia, Suiza, Surinam, Tayikistán, Tonga, Trinidad y Tobago, Túnez, Turquía, Ucrania, Uruguay, Uzbekistán, Vanuatu y Venezuela.

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