Todo sobre la Apostilla y la legalización internacional
Cómo y cuándo apostillar/legalizar documentos antes y después de traducirlos
Apostillar o no apostillar, esa es la cuestión
Apostillas y legalizaciones con validez internacional/Habilitado
Si tenés que presentar un documento público argentino en el exterior, es probable que tengas que hacer el trámite de legalización internacional para que ese documento tenga validez en el país de destino.
Hay dos tipos de legalización internacional: Apostilla de la Haya y Legalización con Validez Internacional/Habilitado. El tipo de legalización va a depender de cuál es el país de destino.
Los profesionales de la traducción muchas veces orientamos o asesoramos a nuestros clientes en materia de legalizaciones internacionales.
Preparé esta guía con la información más importante y un breve instructivo que podés descargar para usar cuando tengas dudas sobre cómo ver el trámite de apostilla/legalización internacional. También subí un video a YouTube en donde te muestro el proceso de apostillado de un documento y luego de su traducción en la Plataforma Trámites a Distancia.
¿Qué es una Apostilla?
El trámite de legalización internacional (Apostilla) sirve para presentar documentos de cualquiera de los países parte del XII Convenio de la Conferencia de la Haya de Derecho Internacional Privado de 5 de Octubre de 1961 en otro país que también sea parte del Convenio.
Así, los documentos emitidos en un país del Convenio que hayan sido certificados con una Apostilla deberán ser reconocidos en cualquier otro país del Convenio sin necesidad de más trámites.
En Argentina, desde abril de 2019, todas las apostillas son en soporte electrónico con firma digital, y se pueden verificar (descargar) en línea con los datos que figuran en la apostilla.
Así es una apostilla de Argentina:
El documento legalizado va a estar embebido (adjunto) en el panel de archivos adjuntos de Acrobat Reader, Foxit o cualquier otro lector de PDF que usemos en una PC:
En algunos casos, si la Apostilla tiene fecha del 31 de junio de 2022 o anterior y se tramitó en algún Colegios de Escribanos, es posible que no tenga el documento fuente embebido. Esto se debe a que solo a partir de julio del año 2022 los Colegios de Escribanos tienen la obligación de adjuntar el documento, cuando antes podían emitir la Apostilla como un documento independiente.
Si la Apostilla se tramitó a través de la Plataforma Trámites a Distancia, siempre tendrá el documento legalizado embebido (adjunto).
¿Qué es una legalización con validez internacional/Habilitado?
La legalización con validez internacional/habilitado es un trámite igual al de la Apostilla, pero se realiza para todos los países que no formen parte del Convenio de la Haya.
**No confundir con la legalización por vía consular. Si el documento es extranjero, la Habilitación de Firma de Cónsules se solicita cuando los documentos fueron expedidos en el exterior y deben ser presentados en Argentina**
Al apostillar o legalizar con validez internacional un documento público, se certifica que la firma (o la firma y el sello) de un documento público pertenece a una autoridad competente del país emisor. Es decir, solo certifica que la firma o el sello del documento pertenecen a un funcionario público en ejercicio de sus funciones, pero no certifica la validez del contenido del documento.
Así es una Legalización de validez internacional/Habilitado en Argentina hoy:
¿Qué documentos se puede Apostillar/legalizar con validez internacional?
Si no sabés si un documento necesita Apostilla/legalización internacional o no, lo mejor es consultar si el trámite que vas a realizar lo requiere. Algunos trámites no requieren Apostilla/Habilitado, pero siempre es recomendable hacerla, salvo que la persona que va a recibir el trámite confirme expresamente que no hace falta.
Además, recordá que en Argentina se pueden apostillar únicamente los documentos públicos (Art. 289 del Código Civil) emitidos por autoridades argentinas u organismos argentinos, tanto en soporte electrónico con firma digital válida como en soporte papel con firma manuscrita (únicamente si el organismo que emitió el documento no tiene servicio de firma digital o ningún otro organismo superior puede certificar el documento de manera digital). Las traducciones legalizadas también se apostillan, a pesar de no ser instrumentos públicos per se, para que la firma de quien la legalizó tenga validez en el extranjero. En el sitio de Cancillería hay un detalle del procedimiento según el tipo de documento que tengas que apostillar.
En algunos casos, si queremos apostillar un documento que no es instrumento público, podemos legalizar una fotocopia ante un escribano, ya que la firma de un escribano (en principio) se puede apostillar, previa legalización de su firma por el Colegio Notarial correspondiente.
¿Puedo apostillar en Argentina documentos extranjeros?
NO se puede solicitar en Argentina una Apostilla/legalización internacional para documentos públicos emitidos por autoridades de otros países. Cada país apostilla los documentos de sus autoridades.
¿Qué tipo de legalización internacional necesito?
Como ya adelanté, la Apostilla de La Haya se solicita para documentos que se van a presentar en los países firmantes del Convenio de la Haya.** Para los demás países, el trámite a solicitar será el de “Legalización de validez internacional/Habilitado”.
Ambas legalizaciones se pueden tramitar a través de la Plataforma de Trámites a Distancia o en los distintos Colegios de Escribanos del país en Argentina. El trámite no es personal. En el caso de los traductores, si un cliente lo necesita, podemos hacer el trámite junto con el trámite de traducción y legalización de nuestra firma por el Colegio de Traductores correspondiente. También podemos tramitar apostillas para familiares o amigos, sobre todo cuando esas personas no tienen una cuenta asociada para poder hacer el pago en la plataforma online.
¿Qué es la doble apostilla?
Además de saber qué documentos requieren Apostilla o legalización internacional, los traductores tenemos la tarea adicional de informar que los documentos traducidos por traductores públicos y legalizados por un Colegio de Traductores de nuestro país también se deben Apostillar/legalizar luego de certificar nuestra firma digital.
Así, la “primera apostilla o legalización internacional” se realiza ANTES de traducir el documento. El documento se traduce entonces junto con la primera apostilla, ya que, aunque esté en distintos idiomas y siga el formato establecido en el Convenio, muchas veces hay que traducir el cargo de quien firmó el documento y la información de la autoridad que emite la apostilla en sí, fecha y demás datos del documento que estén en castellano.
La “segunda apostilla o legalización international” se realiza DESPUÉS de traducir el documento y legalizar la traducción pública, para legalizar la firma de la autoridad legalizadora del Colegio de Traductores (la última firma que figura en la cadena de documentos). Si querés saber más sobre traducción pública, podés descargar mi libro, “Traducción Pública en Argentina. Naturaleza jurídica y problemas actuales” (2023).
En cuanto a las traducciones certificadas por Colegio de Traductores que utilicen firma digital, solo se apostillan o legalizan en formato electrónico y con firma digital, con un único PDF adjunto para garantizar la integridad del documento. En las traducciones certificadas por el resto de los Colegios de Traductores del país con firma manuscrita (ológrafa), la emisión de Apostilla o Habilitado queda sujeta a la aprobación de la Coordinación de Legalizaciones de la Cancillería. Si fuera necesario y posible, se solicita subsanación mediante la plataforma TAD.*
¿Cómo se inicia el trámite de Apostilla/Habilitado?
Como ya mencioné, en Argentina, desde el 15 de Abril de 2019, el sistema vigente es el de Apostillas Digitales. Así, tanto las Apostillas como las Legalizaciones de Validez Internacional/Habilitado se generan a través del sistema de Gestión Documental Electrónica (GDE), completamente en línea, en la Plataforma de Trámites a Distancia (TAD) implementada por la Secretaría de Gobierno de Modernización de la Nación, o a través de los Colegios de Escribanos, que también emiten las apostillas en formato digital y suelen recibir los pedidos por correo electrónico.
Como ya adelanté, el trámite no es personal y puede iniciarlo cualquier persona.
Apostilla/Legalización de documentos con firma ológrafa (firma manuscrita, en papel)
Si el documento a apostillar tiene firma manuscrita (en papel), se escanea para poder cargarlo en la Plataforma TAD (opción “documentos con firma ológrafa”), o se envía a la Mesa de Entradas virtual (suele ser un correo electrónico) del Colegio de Escribanos más cercano. Si el documento tiene firma electrónica, vas a tener que cargar el documento electrónico original (PDF con firma digital válida), y no vas a poder cargar una foto si solo lo tenés impreso. Por lo general, los datos para descargar el documento original se encuentran en el texto del papel.
Una vez cargado el documento, la autoridad lo controla y, si todo está bien, se inicia el trámite. Actualmente (septiembre 2023), el costo es de aproximadamente ARS 5000 en los Colegios de Escribanos y de ARS 900 en la Plataforma TAD, pero el trámite en los Colegios tarda entre 48 y 72 h y el estimado de la Plataforma TAD es de 90 días hábiles en algunos casos.
Una vez finalizado el trámite, se notifica a quien inició el trámite a la casilla de correo indicada para que pueda descargar el documento ya apostillado. Algunos Colegios Notariales envían la Apostilla en formato digital por correo electrónico, mientras que otros entregan una copia simple (en papel) de la apostilla generada, que luego se deberá descargar del sitio oficial de Cancillería en el enlace que figura en la apostilla/legalización internacional para verificar y descargar el documento original.
Paso a paso para solicitar apostilla/legalización internacional de documentos con firma manuscrita en la Plataforma TAD
Ingresás a la Plataforma y en el cuadro de búsqueda escribís “Apostilla” para ver los distintos trámites y elegir el que corresponda para tu documento:
Al elegir “Iniciar trámite”, la plataforma te permite ingresar a través de AFIP con clave fiscal o a través de Mi Argentina con tu usuario y clave:
Elegís la opción que quieras y la página te redirige a iniciar sesión antes de continuar (en el ejemplo de la imagen ingresé con mi usuario y clave de AFIP):
Verificás los datos y elegís “Continuar”:
Elegís “DOCUMENTOS PÚBLICOS CON FIRMA OLÓGRAFA (MANUSCRITA)”, y luego “CONFIRMAR TRÁMITE”:
Primero completás la Solicitud de Apostilla/Legalización con los datos:
Si elegís “Apostilla de la Haya”, en “Tipo de solicitud” vas a ver la lista de países adheridos. Si el país para el que debe ir el documento no está en la lista, elegís el trámite de “Legalización de validez internacional”:
En el caso del ejemplo, el documento se va a presentar en un país que requiere Apostilla, y por eso elegí la primera opción, pero el procedimiento es exactamente el mismo para ambos trámites.
Después de completar todos los datos, confirmás que aceptás los términos y condiciones y luego hacés clic en “GUARDAR”:
Así, se genera el número de trámite:
Ahora adjuntás el documento en la sección correspondiente (la primera en este caso):
Cuando ya esté cargado el documento, elegís “CONFIRMAR TRÁMITE”:
El sistema te dirige a la plataforma de pagos, y ahí elegís el Medio de Pago “eRecauda”:
Luego, elegís el sistema que corresponda. Si tu banco es de la red Link, elegís esa red, y si es Banelco, elegís Pago mis Cuentas:
Así se genera el VEP y cuando entres a tu cuenta de Home Banking (por supuesto, será tu cuenta solo si la sesión la iniciaste con tu CUIL) vas a poder pagar en la pestaña Pagos de tu banco (en este caso, a través de Pago mis cuentas):
IMPORTANTE: En la actualidad, todavía no está disponible la opción de pago con tarjetas u otros sistemas, así que el VEP se va a generar siempre en la cuenta de quien inició la sesión para realizar el trámite.
Una vez que hayas realizado el pago, tenés que esperar al menos 72 horas hábiles para que se procese el pago y se inicie el trámite.
Mientras tanto, en la Plataforma de Trámites a Distancia vas a ver el trámite en borradores en la sección “MIS TRÁMITES”:
Pasado el periodo de procesamiento del PAGO, se inicia el trámite y ahora vas a ver la solicitud en la pestaña “Iniciados” de la sección “MIS TRÁMITES“:
Algunos días después, cuando el trámite esté completo, te llega un correo para avisarte, y, al iniciar sesión en la plataforma TAD, lo vas a ver en la pestaña “Notificaciones” y lo vas a poder descargar. El trámite puede demorar hasta 90 días hábiles, así que vas a tener que tener paciencia si elegiste este método para tramitar la legalización.
Una vez que está lista la Apostilla/legalización, se podrá verificar (descargar) también del sitio web que figura en el documento. Esto garantiza que, aunque el titular imprima la apostilla, siempre se pueda descargar el original con los datos que figuran en el documento:
Apostilla/Legalización de documentos en formato digital
Si el documento a apostillar es digital, iniciás el trámite de la misma manera, pero elegís la opción “documento con firma digital”, o podés enviar el documento por correo electrónico al Colegio de Escribanos correspondiente y, previa verificación de la validez del documento y pago de la tarifa, se inicia el trámite.
En la Plataforma TAD:
¿Quién puede tramitar la Apostilla/Legalización internacional?
Como ya adelanté, el trámite no es personal, y puede realizarlo cualquier persona. Como traductora, yo incluyo el trámite de apostilla/legalización para mis clientes cuando lo necesitan.
¿Cuál es el periodo de validez de la Apostilla o Legalización internacional?
Las legalizaciones internacionales y la apostilla no vencen, pero, es posible que el organismo receptor determine el requisito de que los documentos sean emitidos dentro de un determinado plazo. Vencido ese plazo, vas a tener que tramitar una nueva apostilla o legalización internacional.
* En cuanto al requisito de firma digital obligatoria si tu colegio tiene ya vigente un sistema de firma digital, si no tenés firma digital y tenés matrícula del CTPCBA, ese Colegio tiene un sistema de legalización digital de documentos con firma ológrafa (documentos previamente legalizados por el CTPCBA en papel), al que podés acceder en el Panel de matriculados con tu correo electrónico y usuario, pero se realiza únicamente para traducciones públicas que deban ser enviadas para segunda apostilla y NO RECOMIENDO este trámite, ya que es una mezcla de sistemas que no garantiza la inviolabilidad del documento:
Si tenés alguna duda sobre el trámite de apostilla/legalización internacional o querés que te ayude con el trámite de apostillado/traducción/segunda apostilla, no dudes en pedirme un presupuesto por correo electrónico: traductora@solberges.com.ar.
**Países que requieren Apostilla de la Haya:
Albania, Alemania, Andorra, Antigua y Barbuda, Armenia, Australia, Austria, Azerbaiyan, Bahamas, Barbados, Baréin, Bélgica, Belice, Bielorrusia, Bolivia, Bosnia y Herzegovina, Botsuana, Brasil, Brunéi, Bulgaria, Burundi, Cabo Verde, República Checa, Chile, Chipre, Colombia, Corea del Sur, Costa Rica, Croacia, Dinamarca, Dominica, Ecuador, El Salvador, Eslovaquia, Eslovenia, España, Estados Unidos, Estonia, Esuatini (antes Suazilandia), Filipinas, Finlandia, Fiyi, Francia, Georgia, Gran Bretaña, Granada, Grecia, Guatemala, Guyana, Holanda, Honduras, Hungría, India, Irlanda, Islandia, Islas Cook, Islas Marshall, Israel, Italia, Japón, Kazajistán, Kirguistán, Lesotho, Letonia, Liberia, Liechtenstein, Lituania, Luxemburgo, Macedonia, Malaui, Malta, Marruecos, Mauricio, México, Moldavia, Mónaco, Mongolia, Montenegro, Namibia, Nicaragua, Niue, Noruega, Nueva Zelanda, Omán, Panamá, Paraguay, Perú, Polonia, Portugal, República Dominicana, Rumania, Rusia, Samoa, San Cristóbal y Nieves, San Marino, San Vicente y las Granadinas, Santa Lucía, Santo Tomé y Príncipe, Serbia, Seychelles, Sudáfrica, Suecia, Suiza, Surinam, Tayikistán, Tonga, Trinidad y Tobago, Túnez, Turquía, Ucrania, Uruguay, Uzbekistán, Vanuatu y Venezuela.
Para el resto de los países, se tramita una Legalización internacional/Habilitado.
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14 comentarios en “Todo sobre cómo apostillar documentos argentinos en línea”
Hola que tal, en el tipo de documento apostillado figura “DOCUMENTO DE ESTADO CIVIL CON FIRMA DIGITAL” pero se trata de actas de matrimonio y nacimiento, está bien que figure así?
Por otra parte, el CNN figura como CERTIFICADO CON FIRMA DIGITAL, es también correcto o debería figurar de otra forma? Gracias.
¡Hola! si, está perfecto! Todo lo que emite el Registro Civil es Documento de Estado Civil.
Siempre que sean documentos con firma digital, son CERTIFICADOS CON FIRMA DIGITAL en el sistema (abrilos en Acrobat Reader y fijate que tengan firma digital en el panel de firmas).
Éxitos con el trámite!
Sol, quería consultarte porque llego hasta la instancia de generar el Vep, y la página me dice que pruebe en otro momento. Pero en la página de TAD, Borrador, el trámite sale como PAGO, y no aparece en EXPTE. La verdad que no comprendo como continuar. Te agradezco tu orientación, saludos!
Hola! Si figura como PAGO, está en trámite. Demoré muchísimo en responder porque tu comentario llegó a SPAM. Perdón! Seguro ya resolviste todo sin problema! 😉
Hola Sol! Muchas gracias por la súper valiosa info! Sabes que quiero apostillar mi titulo legalizado, que me certificó mi Universidad, el cual pesa 81 MB pero el sistema permite subir archivos de hasta 20 MB…sabes como debería hacer?
Hola! Seguro ya lo resolviste, pero en ese caso tramitaría la Apostilla con el Colegio de Escribanos si en TAD no te dan una solución 🙂
Buen día, te hago una consulta para la doble apostilla que se hace sobre la legalización del colegio de traductores. En este caso quien sería el titular? porque en la primer apostilla va quien figura en el acta. Es para carpeta de ciudadanía italiana. A propósito del tema tienes a algún traductor de italiano matriculado para recomendar? Gracias
Hola! Disculpas por la demora en responder. El titular es siempre la persona titular del documento a apostillar. Podés buscar matriculados en los listados públicos (por ejemplo el de http://www.traductores.org.ar). ¡Éxitos en tus trámites!
Hola Sol! Estoy intentando hacer el trámite tal cual describís, pero una vez que completo formulario y cargo mi partida de nacimiento donde corresponde no me redirige a la página de pago. Me dice que por el momento no se puede realizar la operación. Estoy desde ayer intentado, podrá ser que estoy cargando algo mal?
Me serías de gran ayuda
¡Hola! Es un error frecuente. Solo queda seguir intentando hasta que acepte el medio de pago ;( Si es muy urgente, podés tramitar apostillas a través de los colegios de escribanos (el más cercano a tu domicilio, por ejemplo). ¡Éxitos en tu trámite!
Hola! Para realizar la segunda apostilla (o sea, de los documentos ya legalizados por el colegio de traductores) en el TAD, ¿Qué tengo que poner en “documentos”? Ya que si bien estoy apostillado por segunda vez mi título universitario, técnicamente el documento es la legalización del colegio de traductores, no así el título. ¿Debería poner “título universitario” u “otro”? Ya que la opción “traducción” no está. Gracias desde ya!
¡Hola! Adjuntás únicamente la legalización (que tiene ya embebida la traducción, primera apostilla y documento apostillado). En Observaciones podés poner “traducción pública” y titular es el titular del documento apostillado (vos en este caso). ¡Éxitos en el trámite!
Excelente información, Sol. Gracias por compartirla.
Que bien explicado todo!!