5 FUNCIONES DE GMAIL QUE MEJORAN TU TRABAJO
Aprovechá Gmail al máximo
Si usás Gmail para el trabajo, seguramente ya sabés que es una maravilla en muchos sentidos.
Hoy te cuento algunas funciones que uso muchísimo y no son tan populares, pero que pueden mejorar muchísimo tu productividad en el trabajo, e incluso pueden mejorar tu vida, ya que te ahorran tiempo.
1- Ver y enviar correo de distintas direcciones desde una sola cuenta
Con Gmail podés enviar y recibir correos de distintas direcciones iniciando sesión con un mismo usuario. De hecho, podés enviar y recibir correo de hasta 99 direcciones distintas.
¿Para qué querrías hacer eso? Si tenés distintas direcciones de correo que usás para distintas funciones, como por ejemplo una dirección con dominio propio, otra dirección con usuario en inglés (translator@…; traductora@…), otra dirección para una función en particular (editora@….; correctorapepa@…), y otra privada, podés ver y usar todas esas direcciones desde un mismo usuario o dirección de Gmail.
Para hacerlo, en las opciones de Configuración (la ruedita de arriba a la derecha), hacés clic en “Ver todos los ajustes”, vas a la pestaña “Cuentas e importación” y elegís “Añadir otra dirección de correo electrónico”. Seguí todos los pasos que te indique Gmail, y listo.
La configuración específica depende de tu dominio y esa información va a estar en la información de configuración de la cuenta que quieras agregar.
Después de configurar todas las opciones y confirmar la vinculación, vas a poder enviar correos desde la dirección que elijas y ver todos tus correos de las distintas direcciones en una misma bandeja de entrada (por defecto Gmail pone una etiqueta distinta a cada dirección para saber a cuál pertenece cada correo).
Una vez que tengas todo configurado, cuando abras un Nuevo correo, en las opciones de envío “De…” vas a ver todas las direcciones que hayas agregado, y por supuesto vas a poder elegir cuál será la “predeterminada” para enviar nuevos correos. Yo, por ejemplo, manejo muuuchas cuentas desde el mismo lugar:
2- Usar Gmail sin conexión
Cuando estés en viaje, o cuando tengas una mala conexión a internet, es posible que quieras tener tu correo disponible aunque no tengas conexión. Se puede configurar esta opción en la pestaña “Sin conexión” de la Configuración de Gmail. Podés incluso elegir cuántos días guardar los correos, y si querés que se descarguen los adjuntos o no.
3- Impedir que el destinatario descargue y comparta información confidencial
Si mandás documentos o información confidencial en un correo, podés usar la opción “Activar el modo confidencial” al crear el nuevo mensaje. Esta opción impide que el correo que mandes se pueda reenviar, hace que no se puedan descargar ni guardar los adjuntos y que el mensaje se “autodestruya” en una determinada cantidad de días. También podés fijar que se requiera contraseña. Por supuesto esto no evita que el destinatario tome capturas de pantalla, pero añade protección a tu información confidencial:
4- Ver y gestionar tu calendario, tus tareas y notas desde la bandeja de entrada
A la derecha de tu bandeja de entrada podés tener a mano el calendario, la herramienta de programación de tareas, e incluso podes tener las Notas de la aplicación Keep (app de toma de notas para el celu) sincronizadas con tu teléfono siempre a mano. Si no ves la barra de aplicaciones, tenés que hacer clic en la flechita que se ve abajo a la derecha en la bandeja de entrada. Vas a ver una flecha y el texto “Mostrar el panel lateral” cuando pases por arriba:
5 – Programar envíos para otro momento
A veces terminás de trabajar a la madrugada o arrancás muy temprano el día y no querés mandar en ese mismo momento un correo, pero querés dejarlo armado y que salga después. Si no querés mandarlo antes de tiempo, pero querés prepararlo y no olvidarte de mandarlo y que quede en borradores, podés postergar el envío con la opción “Programar envío”. La opción está disponible en la flechita que vemos al lado del botón “Enviar” al preparar un correo en Gmail:
Si te gustaron estas 5 funciones de Gmail, ¡no te pierdas la próxima entrada con algunas funciones más!
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